PRIVACY
ADDAX BV, een vennootschap naar Belgisch recht met ondernemingsnummer BE 0440.561.627. en het geregistreerde adres op Bissegemstraat 239, 8560 GULLEGEM (hieronder genaamd als “Addax”), verwerkt persoonlijke gegevens in overeenstemming met de toepasbare wetgeving, inclusief de Algemene Verordening voor Gegevensbescherming (“AVG”), als gegevensbeheerder.
1 SOORTEN PERSOONLIJKE GEGEVENS DIE ADDAX VERWERKT
Addax zal persoonlijke gegevens verwerken die door u verstrekt zijn en/of die Addax van u verzamelt.
PERSOONLIJKE GEGEVENS DIE U AAN ADDAX VERSTREKT
Wanneer u met Addax communiceert in uw rol als vertegenwoordiger of contactpersoon van de organisatie waarvoor u werkt of als bezoeker van onze website, bezoeker of deelnemer van onze evenementen, abonnee van onze nieuwsbrief, tijdschrift of bij het downloaden van materiaal van de Addax website, zal Addax de persoonlijke gegevens die u heeft verstrekt verwerken. Persoonlijke gegevens die u ons verstrekt en die wij verwerken, kunnen bijvoorbeeld uw voor- en achternaam, titel of rol, postadres, e-mailadres, telefoonnummer en relatie met Addax zijn.
PERSOONLIJKE GEGEVENS DIE ADDAX VAN U VERZAMELT
Wanneer u met Addax communiceert in uw rol als vertegenwoordiger of contactpersoon van de organisatie waarvoor u werkt of als bezoeker van onze website, bezoeker of deelnemer van onze evenementen, abonnee van onze nieuwsbrief, tijdschrift of bij het downloaden van materiaal van de Addax website, zal Addax persoonlijke gegevens van u verzamelen. Dit is bijvoorbeeld uw IP-adres, informatie over welke sub-pagina u heeft bezocht en of u de e-mails van Addax heeft geopend.
PERSOONLIJKE GEGEVENS OVER DERDE-PARTIJEN INBEGREPEN IN DE COMMUNICATIE
Addax ontvangt mogelijk e-mails of andere informatie die persoonlijke gegevens over derden bevatten en verwerkt daarom dergelijke gegevens. Indien nodig, zal Addax u als derde-partij apart op de hoogte stellen van de verwerking.
BEPAALDE PROJECTEN EN SITUATIES
Addax kan aanvullende persoonlijke gegevens over u verwerken in bepaalde situaties en omstandigheden zoals bijvoorbeeld in het geval u deelneemt aan onze trainingsevenementen, u zich registreert met een account in onze online winkel etc. Addax zal u dan afzonderlijke en aanvullende informatie geven betreffende de verwerking van uw persoonlijke gegevens in dergelijke situaties.
2 WAT ZIJN DE DOELEINDEN EN DE JURIDISCHE GRONDSLAG VAN DE VERWERKING?
Het is belangrijk dat u de doeleinden van de verwerking van uw persoonlijke gegevens door Addax begrijpt, alsook onze wettelijke basis voor het verwerken van uw gegevens.
CONTRACT TUSSEN U OF UW ORGANISATIE EN ADDAX
Om Addax’s verbintenis jegens u of uw organisatie te kunnen nakomen, verwerkt Addax uw persoonlijke gegevens, zoals uw voor- en achternaam, titel of functie, postadres, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres en status van uw relatie met Addax. De wettelijke basis voor de verwerking van persoonlijke gegevens door Addax met betrekking tot u als privébedrijf is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van ons contract of om stappen te ondernemen om dat contract aan te gaan. Als uw contact heeft met Addax in uw rol als vertegenwoordiger of contactpersoon voor uw organisatie is, zal Addax uw persoonlijke gegevens (die hierboven zijn vermeld) verwerken om de verbintenis van Addax met uw organisatie te vervullen. De wettelijke basis betreffende het verwerken van uw persoonlijke gegevens door Addax, is dat dit noodzakelijk is om het doel van Addax te vervullen om met een vertegenwoordiger van zijn zakenpartner te communiceren om de zakelijke relatie te kunnen vervullen. De belangen van Addax hebben voorrang op uw potentieel belang in het beschermen van uw persoonlijke privacy.
MARKETINGDOELEINDEN
Addax zal uw naam, e-mailadres en regulier adres verwerken voor marketingdoeleinden met, onder andere, elektronische communicatiediensten. Directe marketing kan per gewone post of per e-mail worden verzonden. De wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens door Addax voor marketingdoeleinden, is dat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan het rechtmatige belang van Addax om de producten van Addax op de markt te brengen voor u en de organisatie die u vertegenwoordigt. Het verwerken van uw persoonlijke gegevens door Addax voor marketingdoeleinden heeft voorrang boven uw potentieel belang in het beschermen van uw persoonlijke privacy.
BOEKHOUDKUNDIGE DOELEINDEN
Addax verwerkt informatie over financiële transacties tussen Addax en uw organisatie voor boekhoudkundige doeleinden, wat de verwerking van uw persoonlijke gegevens kan omvatten (zoals uw voor- en achternaam, titel of rol, postadres, e-mailadres en telefoonnummer). De wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens door Addax voor boekhoudkundige doeleinden, is dat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan het rechtmatige belang van Addax om onze wettelijke verplichtingen op grond van toepasselijke boekhoudwetgeving na te komen.
3 HOE LANG ZAL ADDAX UW PERSOONLIJKE DATA VERWERKEN?
Addax zal uw persoonlijke gegevens bewaren zolang als nodig voor de verwerking gerelateerd aan de doeleinden en wettelijke basis omschreven in hoofdstuk 1 en 2 hierboven. Uw persoonlijke gegevens kunnen worden verwerkt en opgeslagen op verschillende locaties/systemen en voor verschillende doeleinden. Persoonlijke gegevens die uit het ene systeem zijn verwijderd, kunnen verder worden verwerkt en opgeslagen in een andere locatie/systeem voor andere doeleinden.
Persoonlijke gegevens die Addax verwerkt om de contractuele verplichtingen van Addax jegens u of de door u vertegenwoordigde organisatie na te komen, zullen niet langer worden opgeslagen dan nodig is voor Addax om zijn contract met u of uw organisatie na te kunnen komen.
Persoonlijke gegevens die Addax verwerkt voor marketing doeleinden zullen worden verwerkt en opgeslagen voor een periode van maximaal één jaar nadat wij informatie hebben ontvangen dat u niet langer de contactpersoon voor uw organisatie bent.
Persoonlijke gegevens die Addax verwerkt voor boekhoudkundige doeleinden zullen, in overeenstemming met de toepasselijke boekhoudwetgeving, maximaal zeven jaar worden bewaard.
4 AAN WIE BRENGT ADDAX UW PERSOONLIJKE GEGEVENS OVER EN WAAR WORDEN ZE GEOGRAFISCH VERWERKT?
Naast het verwerken van uw persoonlijke gegevens door Addax, kan dit ook verwerkt worden door anderen. Uw persoonlijke gegevens zullen bekend worden gemaakt aan en verwerkt worden door filialen en verkopers van Addax voor het behandelen van het contract met u of de organisatie die u vertegenwoordigt, inclusief het bieden van relevante klantenondersteuning.
Addax kan ook uw persoonlijke gegevens openbaar maken om een fusie, overname of verkoop van alle of enkele delen van Addax mogelijk te maken.
Addax kan ook uw persoonlijke gegevens bekendmaken aan autoriteiten die vereisen dat Addax dergelijke gegevens vrijgeeft.
Uw persoonlijke gegevens worden ook bekendgemaakt aan bedrijven die namens Addax persoonlijke gegevens verwerken, de zogenaamde gegevensverwerkers. Addax heeft overeenkomsten gesloten die ervoor zorgen dat gegevensverwerkers uw persoonlijke gegevens verwerken in overeenstemming met dit Privacybeleid en de instructies van Addax.
Uw persoonlijke gegevens zullen worden bekendgemaakt aan entiteiten zowel binnen als buiten de EU en EER. In het geval dat uw persoonlijke gegevens worden overgedragen aan een entiteit buiten de EU/EES, zal Addax alle nodige maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens beschermd blijven en de nodige stappen ondernomen worden om te zorgen dat de overdracht plaatsvindt in overeenstemming met wat is bepaald in de wet (voornamelijk in de AVG).
5 UW RECHTEN
Wanneer Addax uw persoonlijke gegevens verwerkt, heeft u bepaalde wettelijke rechten. Houd er rekening mee dat de uitoefening van deze rechten onderworpen is aan bepaalde eisen en voorwaarden zoals uiteengezet in de wet (voornamelijk in de AVG).
UW RECHT OM TE WORDEN INGELICHT EN RECHT OP TOEGANG
U heeft het recht om te worden ingelicht over hoe Addax uw persoonlijke gegevens verwerkt. Daarom hebben we dit Privacybeleid opgesteld, dewelke Addax aanmoedigt om aandachtig te lezen. Daarnaast heeft u het recht om op schriftelijk verzoek, kostenloos informatie te ontvangen over welke persoonlijke gegevens Addax bewaart en hoe deze worden gebruikt en verwerkt.
Indien uw verzoek ongegrond of buitensporig is bevonden, bijvoorbeeld mocht u regelmatig en op een korte termijnen vragen om informatie of een kopie van uw persoonlijke gegeven, heeft Addax het recht om een reactie op uw verzoek te weigeren of om een redelijke vergoeding in rekening te brengen die de administratieve kost van de door u gevraagde actie dekt.
UW RECHT OP AANPASSINGEN EN VERWIJDERING
In het geval dat uw persoonlijke gegevens onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om te verzoeken dat Addax de persoonlijke gegevens corrigeert, aanvult of verwijdert.
Onder bepaalde omstandigheden, heeft u het recht om te vragen om uw persoonlijke gegevens te wissen (zoals vermeld in de AVG). Op voorwaarde dat uw verzoek binnen één van de van toepassing zijnde omstandigheden valt, zullen wij uw persoonlijke gegevens wissen.
UW RECHT OM BEZWAAR TE MAKEN
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van uw persoonlijke gegevens voor directe marketing doeleinden, inclusief profileeranalyses.
Als u niet wilt dat uw gegevens worden gebruikt voor directe marketing, inclusief profileeranalyses, kan u ons hiervan op de hoogte stellen door een e-mail te versturen naar sales@addax.be.
UW RECHT OM VERWERKING TE BEPERKEN
Onder bepaalde omstandigheden (uiteengezet in de AVG) heeft u het recht om aan te vragen om de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken. In dat geval zullen uw persoonlijke gegevens, met uitzondering van opslag, enkel verwerkt worden met uw toestemming of voor het instellen, uitoefenen en verdedigen van wettelijke claims of voor de bescherming van de rechten van een natuurlijk of rechtspersoon of om redenen van publiek belang.
UW RECHT OP GEGEVENSOVERDRACHT
Onder bepaalde omstandigheden, (uiteengezet in de AVG), heeft u het recht om uw persoonlijke gegevens, die u aan Addax heeft gegevens, te ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt en leesbaar formaat voor het verzenden van dergelijke gegevens naar een andere controller. U heeft ook het recht om, indien technisch mogelijk, te vragen dat persoonlijke gegevens rechtstreeks van ons worden overgedragen aan een andere controller.
UW RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN
We raden aan om ons te contacteren indien u vragen heeft betreffende dit Privacybeleid of indien u niet tevreden bent met de manier waarop Addax uw persoonlijke gegevens verwerkt.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit betreffende Addax’s verwerking van persoonlijke gegevens of de afhandeling van alle vragen die hiermee verband houden. Op het moment van het opstellen van dit Privacybeleid is de toezichthoudende autoriteit “Commission de la protection de la vie privée”.
Commission de la protection de la vie privée
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
commission@privacycommission.be
6 COOKIES
Addax gebruikt cookies op de website addax.be. Lees het Cookiebeleid van Addax.
7 WIJZIGINGEN AAN DIT PRIVACYBELEID
Addax kan dit Privacybeleid aanpassen. Elke nieuwe versie van dit Privacybeleid zal beschikbaar worden gemaakt op de website van Addax.
POLTIQUE DE CONFIDENTIALITE
Addax BV, société de droit Belge immatriculée sous le numéro BE 0440.561.627 et avec son siège social situé Bissegemstraat 239 8560 GULLEGEM, traite les données personnelles conformément à la loi applicable, y compris le règlement général sur la protection des données (le “GDPR”), en tant que responsable du traitement des données.
1 LES TYPES DE DONNÉES PERSONNELLES QUE TRAITENT ADDAX
Addax traitera les données personnelles fournies par vous à Addax ainsi que les données personnelles que Addax recueille auprès de vous.
DONNÉES PERSONNELLES FOURNIES PAR VOUS À ADDAX
Lorsque vous interagissez avec Addax dans votre rôle de représentant ou de contact pour l’organisation pour laquelle vous travaillez, visitez notre site Web, visitez et participez à nos événements, vous abonnez à notre newsletter ou magazine imprimé ou téléchargez du matériel sur le site Web d’ Addax, Addax traitera les données personnelles que vous lui fournissez. Les données personnelles que vous nous fournissez et que nous traitons peuvent, par exemple, inclure votre nom et prénom, titre ou rôle, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone et statut de votre relation avec Addax.
DONNÉES PERSONNELLES QUE ADDAX COLLECTE DE VOUS
Lorsque vous interagissez avec Addax dans votre rôle de représentant ou de contact pour l’organisation pour laquelle vous travaillez en visitant le site Web d’ Addax, en téléchargeant du matériel sur le site, en vous inscrivant à la newsletter ou au magazine imprimé d’ Addax ou en utilisant des formulaires de contact, Addax collecte des données sur vous. Cela peut être, par exemple, votre adresse IP, des informations sur les sous-pages que vous avez visitées et si vous avez ouvert les e-mails de’Addax.
DONNÉES PERSONNELLES SUR LES TIERS INCLUS DANS LA COMMUNICATION
Addax peut recevoir des e-mails ou d’autres informations contenant des données personnelles concernant des tiers et, par conséquent, traiter ces données personnelles. Si nécessaire, Addax vous informera séparément en tant que tiers du traitement des données.
CERTAINS PROJETS ET SITUATIONS PARTICULIERES
Addax peut traiter des données personnelles supplémentaires vous concernant dans certaines situations et circonstances. Par exemple, dans le cas où vous participez à nos formations, vous vous inscrivez sur notre boutique en ligne, etc. Addax fournira des informations séparées et complémentaires concernant le traitement de vos données personnelles dans de telles situations.
2 QUELS SONT LES OBJECTIFS DU TRAITEMENT ET QUELLE EST LA BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT?
Il est important que vous compreniez les objectifs du traitement de vos données personnelles par Addax ainsi que notre base légale pour le traitement de vos données.
CONTRATS ENTRE VOUS OU VOTRE ORGANISATION ET ADDAX
Afin de pouvoir remplir l’engagement d’ Addax envers vous ou votre organisation, Addax traitera vos données personnelles, telles que votre nom et prénom, titre ou rôle, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse IP et statut de votre relation avec Addax. La base juridique du traitement par Addax des données personnelles vous concernant en tant qu’entreprise privée est que le traitement est nécessaire pour l’exécution de notre contrat ou pour prendre des mesures pour conclure ce contrat. Si votre contact avec Addax est lié à votre rôle de représentant ou de personne de contact pour votre organisation, Addax traitera vos données personnelles mentionnées ci-dessus afin de pouvoir remplir l’engagement d’ Addax envers votre organisation. La base juridique pour le traitement de vos données personnelles par Addax est que le traitement est nécessaire pour remplir l’objectif légitime d’ Addax de communiquer avec un représentant pour son partenaire commercial afin de remplir la relation d’affaires. L’intérêt d’ Addax l’emporte sur votre intérêt potentiel à protéger votre vie privée.
OBJECTIFS MARKETING
Addax traitera votre nom, votre adresse e-mail et votre adresse habituelle à des fins marketing, entre autres, par des services de communication électronique. Le marketing direct peut être envoyé par courrier ordinaire ou par courrier électronique. La base juridique du traitement par Addax de vos données personnelles à des fins marketing est que le traitement est nécessaire pour satisfaire l’intérêt légitime d’ Addax à commercialiser les produits et services d’ Addax, à vous et à l’organisation que vous représentez. L’intérêt de Addax dans le traitement de vos données personnelles à des fins de marketing annule votre intérêt potentiel à protéger votre vie privée.
OBJECTIFS COMPTABLES
Addax traitera des informations sur les transactions financières entre Addax et vous ou votre organisation à des fins comptables, qui peuvent impliquer le traitement de vos données personnelles telles que votre prénom et votre nom, titre ou rôle, adresse postale, adresse e-mail et numéro de téléphone. La base juridique du traitement par Addax des données personnelles à des fins comptables est nécessaire pour qu’ Addax remplisse ses obligations légales en vertu de la législation comptable applicable.
3 POUR COMBIEN DE TEMPS ADDAX TRAITERA-T-ELLE VOS DONNÉES PERSONNELLES?
Addax conservera vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour le traitement lié aux objectifs et aux motifs légaux décrits dans les sections 1 et 2 ci-dessus. Vos données personnelles peuvent être traitées et stockées dans différents lieux / systèmes et à des fins différentes. Les données personnelles qui ont été supprimées d’un système peuvent continuer à être traitées et stockées dans un autre emplacement / système à des fins différentes.
Les données personnelles traitées par Addax afin de remplir les obligations contractuelles d’ Addax envers vous ou l’organisation que vous représentez ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour permettre à Addax de remplir son contrat avec vous ou votre organisation.
Les données personnelles qu’ Addax traite à des fins marketing seront stockées et traitées pendant une période maximale d’un an après que nous avons reçu des informations indiquant que vous n’êtes plus la personne de contact pour votre organisation.
Les données personnelles traitées par Addax à des fins comptables seront, conformément à la législation comptable en vigueur, conservées jusqu’à sept ans.
4 À QUI ADDAX TRANSFÈRE-T-IL VOS DONNÉES PERSONNELLES ET COMMENT SONT-ELLES TRAITÉES GEOGRAPHIQUEMENT?
En plus du traitement effectué par Addax, vos données personnelles peuvent également être traitées par des tiers. Vos données personnelles seront divulguées et traitées par les filiales d’ Addax et les revendeurs d’ Addax dans le but de gérer le contrat entre vous ou l’organisation que vous représentez et Addax, y compris en fournissant un support client approprié.
Addax peut également divulguer vos données personnelles afin de permettre une fusion, une acquisition ou une vente de tout ou partie des actifs d’ Addax.
Addax peut également divulguer vos données personnelles aux autorités qui exigent qu’ Addax divulgue ces données personnelles.
Vos données personnelles seront également divulguées aux entreprises qui traitent des données personnelles au nom d’ Addax, appelées «processeurs de données». Addax a conclu des accords garantissant que les processeurs engagés par Addax traiteront vos données personnelles conformément à la présente Politique d’Intégrité et aux instructions d’ Addax.
Vos données personnelles seront divulguées à des entités tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’UE et de l’EEE. Dans le cas où vos données personnelles sont transférées à une entité extérieure à UE/EEE, Addax prendra toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de vos données personnelles, et nous prendrons également toutes les mesures nécessaires pour garantir que le transfert est effectué conformément à ce qui est énoncé dans la loi (spécifiquement dans le GDPR).
5 VOS DROITS LÉGAUX
Lorsque Addax traite vos données personnelles, vous avez certains droits légaux. Veuillez noter que l’exercice de ces droits est soumis à certaines exigences et conditions prévues par la loi (principalement le GDPR).
VOTRE DROIT D'ÊTRE INFORMÉ ET VOTRE DROIT D'ACCÈS
Vous avez le droit d’être informé sur la manière dont Addax traite vos données personnelles. Ainsi, nous avons établi cette politique d’intégrité, que Addax vous encourage à lire attentivement. En outre, vous avez le droit de recevoir gratuitement, sur demande écrite, des informations sur les données personnelles qu’ Addax stocke sur vous et sur la manière dont vos données personnelles sont utilisées et traitées.
Si votre demande n’est pas fondée ou si votre demande est excessive, Addax a le droit de refuser de donner suite à votre demande ou de vous facturer des frais raisonnables pour couvrir les frais administratifs de l’action demandée.
VOTRE DROIT DE RECTIFICATION ET D'EFFACEMENT
Dans le cas où vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de demander qu’ Addax corrige ou supprime les données personnelles, y compris le droit d’avoir des données personnelles incomplètes remplies.
Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données personnelles dans certaines circonstances (énoncées dans le GDPR). Pourvu que votre demande tombe dans l’une des circonstances applicables, nous effacerons vos données personnelles.
VOTRE DROIT D'OPPOSITION
Vous avez le droit de vous opposer à ce que vos données personnelles soient traitées à des fins de marketing direct, y compris l’analyse de profilage effectuée à des fins de marketing direct.
Si vous ne souhaitez pas que vos données soient utilisées pour le marketing direct, y compris l’analyse de profil, vous pouvez nous en informer en envoyant un e-mail à sales@addax.be.
VOTRE DROIT DE RESTREINDRE LE TRAITEMENT
Dans certaines circonstances (énoncées dans le GDPR), vous avez le droit de demander la restriction du traitement de vos données personnelles. Dans ce cas, vos données personnelles, à l’exception du stockage, ne peuvent être traitées qu’avec votre consentement ou pour l’établissement, l’exercice ou la défense de réclamations légales ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale ou pour des raisons d’intérêt public.
VOTRE DROIT À LA PORTABILITÉ DES DONNÉES
Dans certaines circonstances (énoncées dans le GDPR), vous avez le droit de recevoir vos données personnelles, que vous avez fournies à Addax, dans un format structuré, communément utilisé et lisible par machine, pour transmettre ces données à un autre contrôleur. Vous pouvez également avoir le droit de demander que les données personnelles soient transmises directement de notre part à un autre contrôleur, lorsque cela est techniquement possible.
VOTRE DROIT DE DÉPOSER UNE PLAINTE
Nous vous encourageons à nous contacter si vous avez des questions concernant cette politique d’intégrité ou si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont Addax traite vos données personnelles.
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance concernant le traitement de vos données personnelles par Addax ou le traitement de toute demande liée à celle-ci. Au moment de la mise en place de cette politique d’intégrité, l’autorité de contrôle est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNL).
Commission de la protection de la vie privée
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
commission@privacycommission.be
6 COOKIES
Addax utilise des cookies sur le site www.addax.be. Veuillez lire la politique de cookies d’ Addax, que vous trouverez.
7 CHANGEMENTS À CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Addax peut mettre à jour et modifier cette politique d’intégrité en tout temps. Toute nouvelle version de cette politique d’intégrité sera disponible sur le site Web d’ Addax.
ENGLISH
Addax BV is a company under Belgian law with company number BE 0440.561.627 and registered address at Bissegemstraat 239, 8560 Gullegem (hereinafter referred to as “Addax”), processes personal data in accordance with applicable legislation, including the General Regulation for Data Protection (“GDPR”), as a data controller.
1 THE TYPES OF PERSONAL DATA THAT ADDAX PROCESSES
Addax will process personal data provided by you to Addax as well as personal data that Addax collects from you.
PERSONAL DATA PROVIDED BY YOU TO ADDAX
When you interact with Addax in your role as a representative or contact person for the organization you work for or visit our website, visit and participate in our events, subscribe to our newsletter or printed magazine or download material from Addax’s website, Addax will process the personal data that you provide us with. Personal data that you provide us with and which we process may, for example, include your first and last name, title or role, postal address, email address, telephone number and status of your relationship with Addax.
PERSONAL DATA THAT ADDAX COLLECTS FROM YOU
When you interact with Addax in your role as a representative or contact person for the organization you work for by visiting Addax’s website, downloading material from the website, subscribing to Addax’s newsletter or printed magazine or use contact forms on our website, Addax will collect personal data about you. This could, for example, be your IP address, information about which subpages you have visited, and if you have opened Addax’s e-mails.
PERSONAL DATA ABOUT THIRD PARTIES INCLUDED IN COMMUNICATION
Addax may receive e-mails or other information containing personal data about third parties and therefore process such personal data. If required, Addax will inform you as a third party of the processing separately.
CERTAIN PROJECTS AND SITUATIONS
Addax may process additional personal data about you in certain situations and circumstances, such as e.g. in the event that you take part in our training events, register an account in our online shop etc. Addax will provide separate and additional information regarding our processing of your personal data in such situations.
2 WHAT ARE THE PURPOSES OF THE PROCESSING AND WHAT IS THE LEGAL BASIS FOR THE PROCESSING?
It is important that you understand the purposes of Addax’s processing of your personal data as well as our legal basis for processing your data.
CONTRACTS BETWEEN YOU OR YOUR ORGANIZATION AND ADDAX
For the purpose of being able to fulfill Addax’s commitment towards you or your organization, Addax will process your personal data, such as your first and last name, title or role, postal address, e-mail address, telephone number, IP address and status of your relationship with Addax. The legal basis for Addax’s processing of personal data regarding you as a private business is that the processing is necessary for the performance of our contract or to take steps to enter into that contract. If your contact with Addax is in your role as representative or contact person for your organization, Addax will process your personal data mentioned above in order to be able to fulfil Addax’s commitment to your organization. The legal basis for Addax’s processing of your personal data is that the processing is necessary for fulfilment of the purpose of Addax’s legitimate interest to communicate with a representative for its business partner in order to fulfill the business relationship. Addax’s interest overrides your potential interest in protecting your personal privacy.
MARKETING BY ADDAX
Addax will process your name, e-mail address and regular address for marketing purposes by, among other, electronic communication services. Direct marketing may be sent by regular mail or e-mail. The legal basis for Addax’s processing of your personal data for marketing purposes is that the processing is necessary for fulfilment of Addax’s legitimate interest to market Addax’s products and services to you and the organization that you represent. Addax’s interest in processing your personal data for marketing purposes overrides your potential interest in protecting your personal privacy.
ACCOUNTING PURPOSES
Addax will process information about financial transactions between Addax and you or your organization for accounting purposes, which may involve processing of your personal data, such as your first and last name, title or role, postal address, e-mail address and telephone number. The legal basis for Addax’s processing of personal data for accounting purposes is that it is necessary for Addax’s fulfilment of our legal obligations under applicable accounting legislation.
3 FOR HOW LONG WILL ADDAX PROCESS YOUR PERSONAL DATA?
Addax will store your personal data for as long as necessary for the processing related to the purposes and legal grounds outlined in Sections 1 and 2 above. Your personal data may be processed and stored in different locations/systems and for different purposes. Personal data that has been deleted from one system may continue to be processed and stored in another location/system for a different purpose.
Personal data that Addax processes in order to fulfill Addax’s contractual obligations towards you or the organization you represent, will not be stored for a period longer than necessary for Addax to fulfill its contract with you or your organization.
Personal data that Addax processes for marketing purposes will be stored and processed for a period of up to one year after we have received information that you are no longer the contact person for your organization.
Personal data that Addax processes for accounting purposes will, in accordance with applicable accounting legislation, be stored for up to seven years.
4 TO WHOM DOES ADDAX TRANSFER YOUR PERSONAL DATA TO AND WHERE IS YOUR PERSONAL DATA PROCESSED GEOGRAPHICALLY?
In addition to the processing performed by Addax, your personal data may also be processed by others. Your personal data will be disclosed to and processed by Addax’s affiliates, and Addax’s resellers for the purpose of handling the contract between you or the organization you represent and Addax, including providing relevant customer support.
Addax may also disclose your personal data in order to permit a merger, an acquisition or a sale of all or parts of Addax’s assets.
Addax may also disclose your personal data to authorities that require that Addax disclose such personal data.
Your personal data will also be disclosed to companies who process personal data on Addax’s behalf, so-called data processors. Addax has agreements in place that ensure that processors engaged by Addax will process your personal data in accordance with this Integrity Policy and Addax’s instructions.
Your personal data will be disclosed to entities both within and outside of the EU and EEA. In case your personal data is transferred to an entity outside EU/EES Addax will take all necessary measures to ensure that your personal data continues to be protected, and we will also take all necessary steps to ensure that the transfer is made in accordance with what is set forth in law (specifically in the GDPR).
5 YOUR LEGAL RIGHTS
When Addax processes your personal data, you have certain rights under law. Please note that the exercise of these rights is subject to certain requirements and conditions set forth in law (mainly the GDPR).
YOUR RIGHT TO BE INFORMED AND YOUR RIGHT TO ACCESS
You have the right to be informed about how Addax processes your personal data. Thus, we have established this Integrity Policy, which Addax encourages you to carefully read. In addition, you have the right to, free of charge, upon written request receive information about what personal data Addax stores about you and how your personal data is used and processed.
If your request is unfounded or your request is excessive, e.g. should you frequently and within short intervals ask to receive information on or a copy of your personal data, Addax has the right to refuse to act on your request, or to charge a reasonable fee which covers the administrative costs of the action requested by you.
YOUR RIGHT TO RECTIFICATION AND ERASURE
In the event that your personal data is inaccurate or incomplete, you have the right to request that Addax corrects or removes the personal data, including the right to have incomplete personal data completed.
You have the right to request the erasure of your personal data under certain circumstances (set forth in the GDPR). Provided that your request falls within one of the applicable circumstances, we will erase your personal data.
YOUR RIGHT TO OBJECT
You have the right to object to your personal data being processed for direct marketing purposes, including profiling analysis made for direct marketing purposes.
If you do not want your data to be used for direct marketing, including profiling analysis, you can notify us by sending an e-mail to sales@addax.be.
YOUR RIGHT TO RESTRICT PROCESSING
Under certain circumstances (set forth in the GDPR) you have the right to request the restriction of processing of your personal data. In such case, your personal data shall, with the exception of storage, only be processed with your consent or for the establishment, exercise or defense of legal claims or for the protection of the rights of another natural or legal person or for reasons of important public interest.
YOUR RIGHT TO DATA PORTABILITY
Under certain circumstances (set forth in the GDPR) you have the right to receive your personal data, which you have provided to Addax, in a structured, commonly used and machine-readable format, for transmitting such data to another controller. You may also have the right to request that personal data is transmitted directly from us to another controller, where technically feasible.
YOUR RIGHT TO FILE A COMPLAINT
We encourage you to contact us if you have any questions regarding this Integrity Policy or if you are unhappy with the way Addax is processing your personal data.
You also have the right to file a complaint with the supervisory authority regarding Addax’s processing of your personal data or handling of any inquires related to it. At the time of establishing this Integrity Policy the supervisory authority is “Commission de la protection de la vie privée”.
Commission de la protection de la vie privée
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
commission@privacycommission.be
6 COOKIES
Addax uses cookies on the website www.addax.be. Please read Addax’s Cookies Policy.
7 CHANGES TO THIS INTEGRITY POLICY
Addax may update and change this Integrity Policy from time to time. Any new versions of this Integrity Policy will be made available on Addax’s website.